Habitude : comment passer votre boîte de réception à zéro email. Extrait #01
Habitude : comment passer votre boîte de réception à zéro email. Extrait #01
Introduction
Ecrit il y a quelques années, et toujours autant d’actualité. Remplis de cas pratiques et de conseils pragmatiques, ils sont à la base de ma mise en place de la Semaine de 4 Jours, depuis plusieurs années maintenant.
Introduction
Pourquoi Vous Devriez Désencombrer Votre Boîte de Réception
Êtes-vous accablé par les emails ? Vous n'avez pas assez de temps pour travailler sur des projets importants ? Vous continuez à rater des messages importants ?
Avec notre travail intense et une vie personnelle mouvementée, il est facile de s’effondrer sous l'avalanche de messages dans notre boîte de réception. Alors que le courrier électronique peut améliorer vos communications professionnelles, il peut également devenir écrasant et vous faire gaspiller votre temps.
Si vous lisez ce livre, il est fort probable que vous ayez connu le défi d'être débordé de courriels tout en essayant de rester productif.
Laissez l’e-mail vous contrôler et il pourrait entraîner pour vous:
Faible productivité
Stress
Distraction
Manque de concentration sur des projets importants
L’E-mail peut même être un fardeau pour les cadres de haut niveau. En effet, selon le Mckinsey Global Institute, les cadres passent une moyenne de 28 pour cent de leurs journées de travail à gérer leur courriel. Faites le calcul sur cela. Voilà plus de deux heures tous les jours, 13 heures par semaine, 50 heures par mois et 675 heures par an. Le total est de 28 jours par an, sur l'e-mail !
Alors, imaginez passer TOUT février, jour et nuit, à ne faire que répondre à des courriels.
C’est fou, n’est-ce pas ?
On dit qu'il existe une relation inversement proportionnelle entre l'e-mail et la productivité. De nombreux experts de développement personnel considèrent que moins vous passez de temps sur l'e-mail, plus vous pouvez devenir productif. Leo Babauta, propriétaire de Zen Habits, a tout simplement « arrêté » les e-mails en général.
Pour autant que vous vouliez déclarer votre courriel en « faillite », il n'est pas socialement acceptable (ni forcément intelligent pour votre carrière) de dire aux gens que vous ne répondrez plus à leurs messages. Vous vivez dans le monde réel. Les gens comptent sur le fait que vous répondrez aux courriels.
En plus du temps passé sur l'e-mail, vous devez probablement faire face à d'autres distractions du monde moderne : Twitter, Facebook, Tumblr, Pinterest, Instagram, LinkedIn, la messagerie instantanée et les blogs. Ce qui est étonnant, ce n'est pas combien de temps nous gaspillons, c'est oh combien nous sommes en mesure de ne rien faire du tout.
C'est là où l'habitude de « désencombrer votre boîte de réception » entre en jeu.
Le problème ?
Il y a tellement d’informations disponibles qu’il est difficile de déterminer la façon la plus simple de traiter le courrier électronique.
Heureusement, il y a de bonnes nouvelles. J'ai lu d'innombrables livres et articles de blog sur ce sujet. Gagner du temps est mon fil rouge dans ma vie professionnelle et personnelle. J'ai appliqué un certain nombre de stratégies dans ma vie, jetant ce qui ne fonctionne pas. Et enfin, j’ai créé un plan simple que n'importe qui peut utiliser pour simplifier le temps passé à travailler sur la boîte de réception.
Le résultat final est cet ouvrage, écrit avec le cœur et l’expérience de nombreuses années de travail sur le sujet, pour moi et mes clients.
Le plan étape par étape dans ce livre vous aidera — quel que soit le nombre de courriels que vous recevez quotidiennement. Si vous êtes quelqu'un qui passe seulement 20 minutes à gérer le courrier électronique, les conseils contenus dans ce livre vous aideront à réduire ce temps de la moitié. En revanche, si vous êtes un super exécutif qui passe trois ou quatre heures par jour à traiter le courrier électronique, ce livre vous aidera à découvrir un certain nombre d'habitudes qui vous permettront d'accroître votre productivité.
Quel que soit votre besoin personnel, vous trouverez une grande variété de conseils, des idées et des stratégies qui vous laisseront avec une boîte de réception vide à la fin de chaque journée.
6 Croyances Limitantes sur l’E-mail.
Contrôler votre boîte de réception commence avant de consulter votre messagerie électronique. Pour finir tous les jours avec une conscience tranquille, vous aurez besoin d'aborder la psychologie sous-jacente derrière votre perception du courriel. Dans cette rubrique, nous allons traiter six croyances limitantes que beaucoup de gens ont sur le courriel.
On les appelle les « croyances limitantes » tout simplement parce qu'elles limitent votre capacité à faire de grands travaux. Plutôt que de passer votre temps sur des projets importants, il est souvent plus facile de répondre à ce « ding » d'un nouveau message et le consulter immédiatement — un peu comme un rat pourchassant un morceau de fromage.
Si vous voulez une boîte de réception vide régulièrement, vous devez tout d'abord aborder ces six croyances limitantes. Certaines d'entre elles pourraient ne pas s'appliquer à vous, mais prenez le temps de les regarder et de décider si vous faites ou pas ces erreurs.
Croyance Limitante #1 : Vous Devez Être Toujours Disponible.
Sans aucun doute, la croyance la plus limitante de notre monde moderne est l'idée qu'il faut « toujours être disponible. » La technologie rend possible de communiquer avec les autres 24 heures par jour, sept jours par semaine et 365 jours par an. Par conséquent, les gens ont parfois l'impression qu'ils ont besoin de répondre instantanément à chaque e-mail, SMS ou appel téléphonique.
Ce n'est pas vrai.
Oui, être branché à la technologie vous permet de rester connecté au monde, mais cela vous empêche aussi de porter toute votre attention sur un projet ou de passer du temps avec les personnes importantes de votre vie.
Si vous voulez vraiment avoir du succès, alors vous avez besoin de vous concentrer et d’arrêter d'être l'esclave de votre boîte de réception.
Cela veut dire éliminer l'habitude de consulter le courriel toutes les cinq minutes.
Je comprends, bien sûr, que consulter votre courriel pourrait constituer une partie importante de votre travail, c'est donc à vous de décider combien de fois vous allez le consulter. La leçon importante ici est que vous avez besoin de planifier des moments précis chaque jour pour vos messages électroniques.
Dans l'ensemble, mon expérience a été que les personnes plus professionnelles (probablement vous) ont tendance à consulter leur courrier électronique beaucoup plus que nécessaire.
Xobni – l'entreprise qui a créé Outlook – a conduit une étude afin de déterminer comment les gens utilisent le courriel. Presque 75 % des personnes qui ont participé à l’étude ont dit qu'elles consultent leurs e-mails d'affaires à la maison, lors des vacances, avant de se coucher et dès qu'elles se réveillent le matin. C'est fou, non !
Le courriel a envahi tous les aspects de nos vies. Pour la réussite, le bonheur et la santé mentale à long terme, vous devez prendre le contrôle de votre boîte de réception.
Mon conseil ?
Planifiez le temps pour traiter vos e-mails chaque jour. Si vous recevez moins de 20 messages par jour, vous ne devriez pas avoir besoin de consulter votre boîte de réception plus d'une fois. Si vous recevez de 20 à 50 messages par jour, consultez vos e-mails pas plus de trois fois par jour. Si vous recevez un volume élevé de messages, ou si votre succès dépend des réponses au courriel en temps opportun, quatre à cinq fois par jour feront l’affaire.
Je recommande généralement de consulter votre e-mail pas plus de deux fois par jour, une fois en fin de matinée et une fois à la fin de la journée.
Sauf si vous travaillez dans le service à la clientèle, il n'y a vraiment aucun besoin de s'inquiéter d’envoyer des réponses immédiates aux e-mails que vous recevez. La terre ne sortira pas de son axe si quelqu'un doit attendre deux heures pour une réponse à sa question.
Répondre au courrier électronique en fin de matinée vous permet de passer cette première partie de chaque journée à travailler sur vos projets les plus importants. Le faire à la fin de la journée vous permet d'éteindre tous les feux qui se sont allumés au cours de la journée de travail et de conclure la journée comme il faut. Ensuite vous pouvez rentrer à la maison avec la conscience tranquille et ne pas vous sentir coupable d’avoir laissé des messages sans réponse.
Y a-t-il un « bon » moment pour ces sessions de courriel ?
Pas vraiment.
Le moment de traiter vos e-mails dépend de votre emploi du temps précis et de la nature de votre travail. Je recommande la fin de la matinée et de la journée de travail parce qu'elles donnent une « fin » à votre journée.
La clé ici est d'obtenir les meilleurs résultats d’une journée bien remplie entre les sessions. Vous consultez vos messages deux fois par jour de façon à pouvoir passer le reste de votre temps sur les parties importantes de votre métier.
Nous reviendrons à ce sujet plus tard, et je vais vous montrer comment construire des habitudes qui s’opposent à ces « besoins » de consulter constamment votre e-mail.
Croyance Limitante #3 : Les E-mails Courts Sont Impolis
Il est facile de tomber dans le piège de penser que les e-mails courts sont impolis. Cela est particulièrement vrai lorsque vous recevez l'équivalent électronique de Guerre et Paix.
Honnêtement, je pense que les courriels longs ne respectent pas mon temps. Le simple fait de les lire prend beaucoup de temps et il faudrait encore répondre. Cette situation peut être particulièrement frustrante si je sens que l'expéditeur aurait pu répondre à sa propre question avec une simple recherche sur Google.
Au risque de paraître sévère (si je ne le parais pas déjà J ), beaucoup de gens sont paresseux en ce qui concerne le bouton Envoyer. Ils ne prendront pas le temps de chercher des réponses à leurs propres questions, mais ils attendent que vous arrêtiez de faire tout ce que vous faites pour fournir des réponses détaillées à chaque e-mail.
Afin de développer pleinement l'habitude de vider votre boîte de réception, vous devez éliminer cette notion qu'il est impoli de donner des réponses brèves. Comme vous l'apprendrez plus tard, votre travail consiste à éliminer l’information superflue et étouffer dans l’œuf l'impulsion d'apporter de longues réponses. Cela veut dire que si une question ne nécessite qu’une phrase comme réponse, c'est tout ce que vous avez besoin d'écrire.
Les réponses inutilement verbeuses gaspillent votre temps et celui de votre destinataire. Donnez des réponses complètes, mais avec aussi peu de mots que possibles. Faites le point et finissez.