Les 5 compétences incontournables pour donner le meilleur de vous-même

Pas besoin d'avoir suivi Harvard....

Ces compétences vous aident à choisir de manière proactive où diriger votre temps, votre énergie et votre attention limités, afin que vous puissiez donner le meilleur de vous-même sur les idées qui valent la peine d'être écoutées.

Rien n'est particulièrement difficile si vous le divisez en petits travaux. – Henry Ford

Les idées ont la fâcheuse habitude de se présenter soit sous forme d'objectifs vagues, soit sous la forme de « ne serait-ce pas cool/sympa/amusant si... . Fantastique, mais ce ne sont pas des idées réalisables. Elles s'installent simplement dans cette partie déjà encombrée de votre cerveau et aspirent de petites quantités d'énergie cognitive jusqu'à ce que toutes vos idées, projets et objectifs se révoltent.

L'image d'idées rebelles qui vous piquent le cerveau avec des fourches peut être humoristique. 😉Mais pas vraiment. Le brouhaha qu'elles provoquent vous empêche de vous concentrer sur quoi que ce soit, et encore moins de faire de votre mieux. Les gens se sentent souvent dépassés, frustrés, vaincus, dispersés ou coincés dans une spirale d'urgence. Si vous riez de la situation, c'est seulement parce que vous riez de son absurdité.

Depuis le temps que j’explore les méandres de la sagesse, des bonnes idées , des méthodes…. si l'on me demandait de me concentrer sur seulement cinq principes, je citerais ceux-ci :

1.      Visualiser

2.      Énoncer des objectifs clairs

3.      Prioriser

4.      Réduire les objectifs à la taille

5.      Séquencer

Les cinq sont des compétences essentielles pour planifier et prendre des idées du début à la fin. Mais c'est la mauvaise nouvelle : vous devrez choisir ceux que vous allez pratiquer pour les maîtriser. Vous ne pouvez pas faire tout ce que vous voudriez faire en même temps. Nous avons un nombre limité de secondes sur cette terre et une quantité limitée de choses que nous pouvons faire avancer à la fois.

Cela peut sembler une façon lamentable d'entamer la conversation. Mais regardez les nouvelles d'une autre manière : les limites sont des cadeaux. Ils vous aident à choisir de manière proactive où diriger  votre temps, votre énergie et votre attention limités  afin que vous puissiez donner le meilleur de vous-même uniquement sur les idées qui valent la peine d'être écoutées.

Prêt à vous lancer ? Génial.

Compétence #1 : Visualiser

La visualisation est l'habileté d'imaginer l'état futur du monde que vous allez créer. C'est une définition simple pour une idée difficile. Nous avons probablement tous rencontré les défis de visualiser certains projets d'une manière qui nous permet d'aller de l'avant.

Je dis « certains projets » parce que la visualisation est parfois relativement simple, comme pour les projets qui ont des points de terminaison clairs. Par exemple, si vous voulez écrire un livre, il n'est pas difficile de visualiser à quoi ressemble l'état final. Vous avez un livre terminé.

D'autres projets ne sont pas aussi clairs. L'aménagement paysager de votre jardin pourrait entrer dans cette catégorie, tout comme le fait de faire entrer votre fils de 8 ans dans le poulailler. Il y a pratiquement un nombre infini de façons dont le « projet » pourrait se terminer.

Tout cela pour dire que la visualisation a ses défis. Ils se répartissent généralement en trois catégories :

1.      Regarder l'effet « écran blanc »

Trop de possibilités peuvent vous paralyser. Lorsque cela se produit, nous refusons de choisir n'importe quelle possibilité, attendant un signe du cosmos que l'une de nos idées est la bonne à poursuivre. La principale façon de surmonter ce problème est de Choisir 1 des possibilités et commencer à la rendre réelle. Le fait d'agir en conséquence permet généralement de savoir s'il faut continuer avec cette possibilité ou se réinventer. (Si vous craignez de faire le « mauvais » choix, ne le soyez pas inquiet. Ce que vous n'avez pas l'intention de construire est souvent meilleur que ce que vous pensiez construire.)

2.      Rester coincé dans le « COMMENT » avant d'être clair sur le « QUOI »

Il est parfois utile de commencer par une version de « que puis-je faire avec ce que j'ai ? » Cependant, les questions peuvent parfois trop contraignantes sur nos idées. Lorsque tout ce que vous pensez avoir est un marteau, tout ce qui ne ressemble pas à un clou n'est pas pris en considération. Si vous êtes coincé ici, concentrez vous sur un résultat convaincant plutôt que sur une méthode spécifique.

3.      Visualisation d'une portée trop grande ou trop petite

Considérez ce défi comme le principe de Boucle d'or. Si votre idée est trop grande pour être comprise, elle commence par aller au “pays des souhaits”. Et si la portée est trop petite, il est facile de l'ignorer. Pour surmonter ce défi, mettez à niveau ou rétrogradez la portée jusqu'à ce que vous obteniez un état futur qui vous tiraille. Oui, c'est une chose intuitive, mais vous le saurez lorsque vous frapperez « juste ce qu'il faut ».

La visualisation est une compétence (comme l'écriture) plus qu'une capacité (comme l'ouïe). La pratique et l'expérience vous rendent meilleur. La compétence empêchera également les roues de tourner et vous permettra de choisir de descendre des routes même si vous ne savez pas précisément où elles finiront.

Compétence #2 : Articuler des objectifs clairs

La visualisation donne corps à des futurs flous. L'articulation s'appuie sur la visualisation, agissant un peu comme une paire de lunettes. Vous les enfilez et vous voyez les étapes nécessaires pour mettre l'avenir au point.

L'articulation concerne donc l'établissement d'objectifs. Mais l'objectif ici n'est pas seulement de fixer un objectif final. Au contraire, l'articulation nous demande d'énoncer clairement nos objectifs  afin que nous sachions quand une étape spécifique du voyage est terminée.

Avec mes clients, nous fixons des objectifs clairs en utilisant notre propre version des objectifs SMART : Simple, Significatif, Réalisable, Réaliste et Traçable.

1.      SIMPLE. Lorsque vous pouvez regarder un objectif simple, il est clair de comprendre à quoi ressemblerait sa réalisation.

2.      SIGNIFICATIF. Vous pouvez regarder l'objectif et comprendre immédiatement l'importance de l'atteindre.

3.      ACTIONABLE. Vous voyez l'objectif et êtes immédiatement au clair sur ce qui doit être fait pour l'atteindre.

4.      RÉALISTE. Le point de clôture est réalisable avec les ressources dont vous disposez.

5.      TRAÇABLE. Vous êtes au clair sur ce que signifie la progression de l'objectif, et la progression de l'objectif peut être suivie quantitativement ou qualitativement.

Nous utilisons ce cadre parce qu'il nous donne des objectifs qui dirigent notre attention et nos efforts.

Nous vous recommandons également de l'utiliser, en raison de deux avantages majeurs. Premièrement, le cadre vous permet de réfléchir sérieusement aux engagements que vous prenez envers vous-même. Deuxièmement, il exprime vos objectifs de manière à vous aider à les atteindre.

Compétence #3 : Prioriser

Beaucoup d'entre nous rêvent peut-être d'un moment et d'un endroit où nous pourrons travailler sur un projet à la fois. La réalité, cependant, semble souvent différente. La plupart d'entre nous travaillent probablement sur quelques projets et objectifs à la fois. Lorsque ces projets prennent plus de temps que prévu ou que la vie intervient, nous finissons par les redéfinir et les recalibrer, en essayant de (re)décider lesquels sont les plus importants.

C'est ce que nous faisons tous – trier les projets du plus important au moins important – mais nous avons parfois du mal à le faire. C'est l'une des principales raisons pour lesquelles je fais l’exercice suivant avec les clients. Cela les aide à être vraiment clairs ( avec eux et avec moi…) sur ce qui compte le plus.

1.      Dressez la liste de tous les projets qui vous viennent à l'esprit. Les projets personnels comptent également comme des projets. Mariages, vacances, déménagements, remises de diplômes, etc., tous comptent parce qu'ils nécessitent du temps, de l'énergie et de l'attention pour les mener à bien. Ce temps, cette énergie et attention là viendront s’imputer sur le budget pro, sans aucun doute.

2.      Comparez la force relative et l'attraction de chaque projet. La plupart du temps, les gens ont une idée assez précise des projets qui perdront au premier tour ou qui seront expulsés du ring avant le début du match. Si vous pouvez éliminer ces projets maintenant, il vous restera seulement les autres à surveiller.

3.      Choisissez un projet fort et comparez le aux autres projets. Quels projets sont perdants face à lui ? Quel projet l'emporte ? À ce stade, vous n'avez pas besoin d'expliquer pourquoi un projet en bat un autre. Suivez votre instinct.

4.      Répétez. Complétez les trois premières étapes jusqu'à ce que vous obteniez un ordre approximatif des projets en fonction de leurs points forts.

5.      Évaluez les points forts des projets. Maintenant, définissez ce qui rend chaque projet particulièrement fort. C'est là que vous commencerez à écrire une liste, en commençant par le projet le plus fort et en terminant par le moins.

Le vainqueur du match est le projet qui parvient à battre tous les autres. C'est le dernier projet ou objectif debout, pour ainsi dire 😉

Compétence #4 : Découper

Si vous avez terminé votre match de projets, vous voudrez certainement découper ceux qui sont encore debout. Voici pourquoi : le découpage est l'habileté mentale qui consiste à modifier la taille d'un projet.

Bien que nous parlions souvent de segmenter les projets en parties plus petites, il y a aussi des moments où nous devrions segmenter « vers le haut ». Par exemple, si vous réfléchissez aux projets que vous voulez faire cette année, une énorme pile de projets hebdomadaires va court-circuiter le processus. Votre esprit se concentrera sur le fait de faire en sorte que les choses s'emboîtent plutôt que de déterminer comment atteindre l'objectif ou le projet le plus important.

La plupart d'entre nous, cependant, ont généralement besoin d'aide pour la première partie du morcellement, c'est-à-dire pour réduire un projet à des parties réalisables. Nous pouvons réaliser les petits projets, sans problème. Ce sont les projets trop importants qui restent inachevés, ce qui est regrettable. Ces projets, du moins d'après mon expérience, ont tendance à avoir plus d'importance pour nous  que les plus petits et les plus clairs.

Voici quelques conseils pour transformer vos projets majeurs en éléments d'action réalisables :

1.      Pensez à QUOI, pas à QUAND. À ce stade du jeu, réfléchissez aux aspects QUOI du projet. Mettez le QUAND de côté. Maintenant, mettez les pièces du puzzle sur la table. N'essayez pas encore d'assembler les morceaux.

2.      Commencez chaque pièce du puzzle par un verbe. Ensuite, donnez à chaque QUOI un bout du projet. Je recommande de commencer par un verbe, car l'action vous rappelle les étapes nécessaires pour faire avancer chaque élément du projet.

3.      Utilisez la règle des deux heures. Beaucoup de gens se demandent jusqu'où découper les projets. La règle des deux heures est pratique parce que nous savons généralement tout ce que nous pouvons faire en deux heures ciblées. Son utilisation nous permet de créer des unités standard de temps créatif pour nos projets.

Pour être encore plus précis, jetez un coup d'œil à vos listes d'actions pour la semaine.

Quelles idées ou quels projets gagneraient à être découpés en blocs de deux heures ? Où trouverez vous ces deux heures pour travailler sur cette partie du projet ?

Compétence #5 : Séquencer

Le séquençage consiste à assembler les pièces du puzzle. Le séquençage est l'habileté à mettre les morceaux d'un projet dans un ordre logique. Cela semble simple, mais comme la visualisation, cela peut être difficile à faire dans la réalité.

De plus, certains projets sont plus difficiles à segmenter que d'autres. Nous ne savons pas comment les ordonnancer parce que nous n'avons jamais rien fait de tel auparavant. D'autres sont plus simples à découper car vous pouvez voir les actions spécifiques nécessaires pour atteindre le résultat final.

En général, cependant, le séquençage échoue en raison de deux erreurs courantes. Elles sont assez faciles à corriger, si vous savez à quoi faire attention.

1.      Demander de l'aide trop tard dans le processus. Si vous avez besoin de collaboration ou de conseils sur un projet, demandez le tôt. Les gens veulent vous aider, mais ils ne peuvent probablement pas travailler selon votre emploi du temps. Demandez leur leur soutien dès le début du processus. Si vous n'avez pas besoin de leur aide sur-le-champ, dites leur quand vous le ferez. Ils peuvent ensuite créer un bloc de temps pour vous.

2.      Définir le succès et l'échec à mi-chemin d'un projet. Vous devez définir le succès et l'échec au début d'un projet. De cette façon, vous savez où en est votre projet au fur et à mesure que vous franchissez les étapes. L'examen du succès et de l'échec au début d'un projet vous aide également à identifier ce qui vous tirera vers le bas et ce qui vous élèvera.

Ces deux choses mises à part, le reste dépend de vous. Examinez vos objectifs, vos priorités et vos morceaux. Maintenant, GO !.

Comment faire tourner les assiettes …. sans les faire tomber

Avec plusieurs projets, les intervenants commencent à voir rapidement qu'ils ont souvent surestimé ce qu'ils peuvent faire dans un laps de temps donné. Vous ne pouvez tout simplement pas faire huit heures de Travail à haute valeur ajoutée (Deep Work) alors que vous participez à des réunions incontournables pendant quatre heures…. Même sans ces réunions, vous ne pouvez souvent que faire deux ou trois blocs par jour de toute façon.

Cette prise de conscience est une bonne chose. Travailler à mettre en place des blocs de temps et les répartir différemment en fonction de l’énergie disponible est un stress killer. Les gens commencent à remarquer autre chose. Ils en font plus en moins de temps et se sentent moins sous pression, en plus.

Le mérite en revient à cette méthode de travail. Elle oblige les gens à pratiquer la visualisation, l'articulation, la hiérarchisation, le découpage et le séquençage. Vous voulez installer le time chunking -blocking dans votre entreprise ? J’en parle et explique tout cela dans mon livre “Optimiser ma Semaine”

Quelques questions avant de vous laisser :

1.      Laquelle des cinq compétences vous convient le mieux ?

2.      Laquelle est la plus difficile ?

3.      Comment les outils que vous utilisez actuellement vous aident-ils à pratiquer et à appliquer les cinq compétences ?